Gestion d'un projet en télétravail .

Quelques trucs pour réussir un projet en télétravail

Michel Bouchard Savoirs numériques


“The secret of getting ahead is getting started. The secret of getting started is breaking your complex overwhelming tasks into small manageable tasks, and starting on the first one.”

― Mark Twain

Pour les PME, les travailleurs autonomes et les petites agences, un projet en télétravail représente une manière de plus en plus courante de déléguer certaines tâches à des spécialistes : rédaction web, programmation sur mesure, illustration et graphisme de marque, etc. Cette pratique évite d’engager une ressource à temps plein tout en donnant l’occasion de sélectionner les intervenants qui participeront à la concrétisation des idées. Une saine gestion du projet permettra de mieux respecter les échéanciers, d’éviter les maladies de l’information et d’optimiser le temps de travail de tous les exécutants.

Mark Twain écrivait que pour aller de l’avant, il faut commencer par le commencement.

Twain va plus loin et propose de déconstruire une tâche complexe en tâches plus petites. Mine de rien, c’est la base à appliquer à n’importe quel projet qui demande un peu de planification et de gestion. Les projets en télétravail ne font pas figure d’exception, je dirais même qu’ils ont besoins d’encore plus d’efforts d’organisation afin d’être menés à bien. La communication est moins directe et la transmission des informations encore plus cruciale pour éviter les délais.

Classer l’information

Pour éviter tout problème lié au manque de données essentielles ou à la surcharge de données inutiles, une bonne planification est d’abord nécessaire.

Déterminer quelles sont les informations importantes à faire circuler pour s’assurer que tous les exécutants soient en mesure de faire avancer le projet est de la responsabilité du client ou du chargé de projet. Pour rendre le processus encore plus pertinent, profitez-en pour répertorier les informations inutiles au fonctionnement de vos affaires. Rien de tel qu’un bon ménage administratif pour reprendre le travail du bon pied!

Qui fait quoi, quand, comment, combien et pourquoi?

Peut-être avez-vous reconnu les questions initiales de la méthode QQOQCCP (Qui fait quoi, quand, comment, combien et pourquoi). Cette méthode est incontournable, à mon avis, lorsque vient le temps d’organiser et de gérer le travail à distance (télétravail). Elle vous oblige en effet à revenir aux bases en vous forçant à porter attention à des détails qu’on tient parfois pour acquis.

L’erreur à ne pas faire avec un projet web, c’est d’engager toutes les ressources du marché avant même d’avoir considéré les objectifs à atteindre. Pour un site web, par exemple, on se posera des questions comme celles-ci :

  • Vise-t-on le référencement et le SEO?QQOQCCP
  • Le site doit-il contenir une boutique?
  • Le design demandera-t-il l’intervention d’un expert en graphisme?
  • L’utilisation des plateformes comme WordPress suffit-elle à la réalisation du projet ou une ressource en programmation personnalisée s’impose-t-elle?
  • Quelles sont les tâches que vous voulez réaliser et celles que vous voulez confier à d’autres?

Distribuez les rôles dans un tableau et associez à chacun toutes les données et les informations requises pour la réalisation des tâches individuelles. De cette manière, vous saurez qui fait quoi, à quel moment, de quelle manière, à quel prix et, surtout, POURQUOI le travail doit être réalisé.

Associée à d’autres méthodes de gestion plus spécialisées, la méthode QQOQCCP vous permettra d’y voir plus clair avant de distribuer des tâches auprès de vos exécutants.

Comment collaborer dans un projet en télétravail?

Pour collaborer efficacement, vous aurez besoin d’un logiciel de gestion des contacts clients (Customer Relationship Management ou CRM), d’un outil de gestion des tâches (parfois intégré au CRM) et d’un moyen de communiquer et d’effectuer des présentations à distance (Skype, Google Hangout et autres plateformes du genre). Savoir rédiger des courriels professionnels contribuera également à rendre le travail à distance plus efficace.

Choisir le « bon outil » dépend de vos besoins, de vos habitudes, mais aussi de vos compétences informatiques. N’allez pas vers des solutions personnalisées super onéreuses si vous n’avez besoin que d’un endroit pour placer vos contacts – dans ce cas, plusieurs outils infonuagiques suffisent. À l’inverse, ne croyez pas vous en sortir avec la version d’essai d’un CRM si vous devez gérer des centaines d’employés et des milliers de transactions!

Si vous hésitez à adopter un outil, demandez conseil à un spécialiste et prenez le temps de les essayer avant de les acheter. Mieux vaut se renseigner avant d’acheter un logiciel à gros prix, d’autant plus que des solutions gratuites ou accessibles existent en abondance.

Suivi des tâches auprès des intervenants

Cet aspect du travail de gestion est souvent perdu de vue, à mesure que les semaines passent ou qu’un projet tarde à aboutir. À quel moment et à quelle fréquence effectuer du suivi auprès des collaborateurs et des sous-traitants?

En tant que chargé de projet, j’aime penser qu’un projet en cours et dont la réalisation va bon train n’a pas besoin d’être accompagné ou ralenti par des réunions à n’en plus finir. Au besoin, il sera bénéfique pour tout le monde de déterminer la fréquence du suivi à même le contrat.

Si le travail avance bien, un courriel à chaque intervenant et au client par semaine tout au plus. Si une rencontre ou un appel avec le client est nécessaire, je m’assure d’avoir toutes les données en main pour ne pas avoir à recontacter inutilement des collaborateurs. Je n’invite les collaborateurs qu’aux rencontres où leur présence est indispensable ou requise, puisque c’est mon rôle de gérer le projet et de communiquer avec tous les intervenants. Je n’impose jamais une réunion d’équipe à mon client et mes partenaires si ce n’est pas absolument nécessaire au bon déroulement du mandat. Au besoin, je mettrai le client en contact uniquement avec le ou les collaborateurs directement concernés.
Dans le cas d’un projet à très long terme, si un suivi hebdomadaire n’est pas requis par le client, j’applique tout de même la règle du « un courriel par semaine » auprès de mes collaborateurs et exécutants. Il est important pour moi de ne jamais laisser le silence prendre la parole dans mes communications d’affaires!
Dans le cas d’un projet qui tarde, à moins d’un avis contraire de la part du client, je communique au moins une fois par mois, afin de m’assurer de ne pas perdre le contrat, mais aussi pour garder la relation avec mon client bien vivante. Il n’est pas nécessaire d’inonder de courriels un client qui n’a pas de temps à vous consacrer et, plus important encore, vous finiriez pas y laisser votre santé. L’américain moyen passe déjà trop de temps à rédiger des courriels et à communiquer en ligne, on doit apprendre à répartir adéquatement nos efforts si on veut éviter l’épuisement!
Évidemment, ces règles changent légèrement à chaque nouveau mandat. Retenez surtout ceci :

La surabondance de réunions d’équipe est improductive : vos créateurs doivent avant tout créer!
Les collaborateurs doivent avoir accès aux documents et aux informations pertinentes dans des délais raisonnables.
Effectuer un suivi régulier, par courriel, par vidéoconférence ou par téléphone, favorise les bonnes relations d’affaires et garde la relation avec le client bien vivante.

Quels sont les bons outils?

Dans la plupart des situations, on pourrait croire qu’un simple courriel suffit pour dire « voilà, j’ai fait mon suivi »!

Pour ma part, j’utilise un CRM complet pour la gestion de mes communications avec les clients et les intervenants. J’ajoute systématiquement tous mes contacts professionnels à cet outil, qui me permet à la fois de retrouver facilement les informations d’un client, mais aussi de suivre l’évolution de projets et de tâches en quelques clics, sans devoir déranger qui que ce soit. Pour qu’un tel outil de gestion fonctionne, tous les intervenants doivent évidemment l’utiliser correctement.

Pour certains projets, j’aime cependant utiliser des outils plus visuels. Dans ce genre de cas, j’aime beaucoup Trello – un outil de collaboration en ligne dont l’affichage en vignette permet de visualiser rapidement de l’information. Associé à ses principales extensions, Trello devient rapidement un incontournable, autant pour gérer vos projets que pour les présenter au grand public. De plus en plus de compagnies l’utilisent d’ailleurs comme « réseau social semi-privé », pour tenir leur communauté à jour ou pour présenter une vue d’ensemble des projets à venir.

Mais les outils sont tellement nombreux et différents que je n’oserais terminer cet article en vous en suggérant un en particulier. Mon conseil? Créez-vous une adresse courriel « essais@ », inscrivez-vous à de nombreux outils et testez-les! Vous trouverez éventuellement, comme moi, les outils numériques qui donneront des ailes à votre gestion de projet en télétravail. Du même coup, vous éviterez à votre boîte de courriel principale d’être submergée de publicités, de rappels et autres infolettres! Attentions aux maliciels par contre : certains outils « gratuits » réservent parfois de mauvaises surprises.

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Profil du remédiateur

Michel Bouchard

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Je suis Michel Bouchard, rédacteur et référenceur SEO chez REMÉDIA. Mon travail consiste à accompagner les organisations dans la rédaction de contenus originaux, professionnels et agréables à consulter. Mes compétences en langue française et ma longue histoire d’amour avec la littérature me permettent d’offrir à ma clientèle un service unique qui associe à la fois ma rigueur de technicien en bureautique et ma créativité de littéraire.